וודאו כי מדובר בחברה הרשומה כחברה בע”מ אצל רשם החברות . יש לא מעט “טרמפיסטים” שמחליטים להדביק לחברתם את התואר הזה כדי למתג את עצמם כגוף רציני . כדי לעשות זאת , היכנסו לאתר רשם החברות , הקלידו את מס הזהות של החברה (ח.פ ) וקבלו את המידע הבסיסי.
בקשו לקבל מנציגי החברה רשימה של עד 5 לקוחות קיימים ומשנים עברו גם אם אינם עובדים עם החברה. צרו קשר עם הלקוחות בסמוך לסיום הפגישה ובררו את רמת השירות של חברת הניהול. בנוסף , בקרו במקומות בהם ניתנים שירותי החברה והתרשמו מרמת התחזוקה.
בטרם חתימה על הסכם כלשהו , בקשו טיוטת חוזה ובחנו אותה מול עו”ד כדי לוודא שאתם לא נופלים ב”אותיות הקטנות”.
הגדירו עם החברה את רשימת מפרט העבודות , תדירות הביצוע היומית, שבועית, חודשית, תקופתית בטבלה מרכזת.
למדו על המבנה הארגוני של החברה, פיקוח, מטה, קבלני משנה , אמצעים וציוד וכו’.
וודאו כי קבלני המשנה של החברה הם בעלי הסמכה ורשיון כדין בעיקר לתפעול מעליות,חשמל וכו.
אם השירות כולל גביה מלקוחות, וודאו כי חשבון הבנק הוא של וועד הבית ולנציג חברת הניהול אפשרות רק לצפות בחשבון כדי לנהל את מערך הגביה אולם ללא זכות שימוש בחשבון. כמו כן, לא לאפשר גיבה לחשבון של חברת הניהול.
וודאו כי החברה מחזיקה ברישיון קבל כ”א ו/או חברת נקיון כנדרש בחוק. אם ימצא שהחברה המועסקת אינה מחזיקה ברישיון והיא מעסיקה עובדים , דעו לכם כי הנכם חשופים לסנקציה משפטית של יחידת האכיפה מטעם משרד הכלכלה. והסתמכות על אמירה של החברה כי יש ברשותה כל הרישיונות אינה מספקת ואינה גורעת מאחריותכם.
וודאו האם מדובר בחברת אחזקה או חברת ניהול . חברת אחזקה היא חברה המבצעת את העבודות ישירות או באמצעות קבלני משנה ואינכם חשופים למחירי המבצעים והיא זו המנפיקה חשבון עבור השירות או הטיפול שבוצע. חברת ניהול פועלת תחת תקציב הוועד ונדרשת את אישורו בגבולות שניתנו לה.
וודאו נקודות יציאה מההסכם, סקציות על הפרה ואי עמידה במפרט עבודות ושירות.
וודאו כי לחברת הניהול פוליסת ביטוח היקף מספק הנהוג בתחום זה פוליסת הביטוח תכלול כיסוי לעבודות קבלניות, צד-ג , חבות מעבידים. וודאו כי במקרה של תביעה כנגדכם ,התביעה תוסב כנגד חברת הניהול כמו גם , כל תביעה כספית , החברה תתחייב לשלם מיד עם המצאת הדרישה .
